In diesem Post erfährst du, wie die von Vilfredo Pareto definierte 80/20 Regel dir im täglichen Arbeitsalltag helfen kann, mehr Zeit, Freiheit und bessere Ergebnisse zu erreichen.
Wer zum T***** ist Vilfredo Pareto?
Für diejenigen unter euch, die Paretos Gesetz noch nicht kennen und auch für diejenigen, die nicht wissen, wie der liebe Herr Vilfredo Pareto darauf gekommen ist, erzähle ich kurz seine Geschichte.
Pareto war ein italienischer Mathematiker und Ingenieur. Er entdeckte im 19.Jahrhundert, dass die meisten seiner Erbsen im Garten auf wenigen Erbsenpflanzen wuchsen. Durch diese Naturentdeckung getrieben, untersuchte er weitere Bereiche auf dieses Phänomen hin. Er entdeckte beispielsweise, dass damals 20% der Menschen 80% der Landesfläche Italiens besaßen. Er fand auch heraus, dass in England das Einkommen zur damaligen Zeit mit einem Schlüssel von 70% zu 30% verteilt war. Heute wissen wir, dass diese Ungleichheit sowohl in der Natur, als auch in den von Menschenhand geschaffenen Bereichen Gültigkeit hat.
Das bedeutet, dass Aufwand ungleich dem Ertrag ist und es keine immer gleichbleibende Verteilung zwischen Aufwand und Ertrag gibt. Paretos Grundregel besagt eben, dass nur etwa 20% deiner Arbeit zu 80% deiner Ergebnisse führt. Das Verhältnis kann sich auch verschieben. So ist eine 90 zu 10 oder 70 zu 30 Verteilung auch möglich.
Was ist eigentlich Produktivität?
Hmmm – gute Frage, oder? Produktivität ist grundsätzlich damit definiert, ein bestimmtest Ziel mit möglichst wenig Ressourceneinsatz zu machen – die Dinge also richtig zu machen. Kommt aber die Persönlichkeit des Menschen ins Spiel, gibt es keine allgemein gültige Antwort darauf mehr. Was im speziellen deine optimale Produktivität ist, kannst du nur für dich persönlich definieren. Jetzt wirst du sagen: „Nicht schon wieder, die ganze Zeit muss ich etwas für mich herausfinden.“ Ja genau darum geht es: Bevor du sagen kannst, ob du produktiv bist oder nicht, musst du definieren, was du willst.
Ich gebe dir ein Beispiel:
Angenommen, du bist wie die meisten die diesen Beitrag lesen, in einem Angestelltenverhältnis. Was sind deine Ziele? Warum arbeitest du dort, wo du gerade bist? Natürlich, um dein Leben zu finanzieren. Ja klar, aber warum genau dort? Was verspricht dir genau diese Position für dein Leben? Ist die Bezahlung super? Ist die Arbeit einfach für dich?
Bevor du bewerten kannst, ob du in deiner aktuellen Lebenssituation produktiv bist, muss du klären, was dein Endziel ist.
Hast du nämlich gerade Nachwuchs bekommen und würdest eigentlich lieber mehr Zeit zu Hause verbringen, ist es nicht produktiv für dich, viele Stunden im Büro zu sitzen. Wenn es dein Ziel ist, möglichst schnell 100.000 Euro für den neuen „BMW XYZ 7.9l super-charged“ gespart zu haben, macht es eventuell Sinn. Auch nur dann, wenn du nicht pauschaliert bist – wie die Meisten heutzutage 😉
Verstehst du, auf was ich hinauswill? Produktiv zu sein, bedeutet nicht unbedingt, mehr Projekte zu meistern und mehr Stunden in der Arbeit zu verbringen. Produktiv zu sein, bedeutet viel mehr, auch deinen Arbeitsalltag auf deine Lebensziele auszurichten. Das können temporäre Ziele sein wie etwa die Kinder zu Hause oder aber große Endziele wie das Langzeit-Reisen um die Welt.
Wie kann ich Paretos Entdeckung nun für mich und meine Arbeit einsetzen?
Spinnen wir den Gedanken zum Pareto-Prinzip weiter, macht es viel Sinn, unseren Tagesablauf einer gründlichen Analyse zu unterziehen.
Wenn du davon ausgehst, dass 80% deiner Tätigkeiten keine oder wenig Ergebnisse bringen, hast du ordentlich Raum zur Optimierung.
Daher solltest du Arbeitsaufgaben die keine oder wenig Ergebnisse bringen delegieren oder unterlassen. Als erstes solltest du nicht ertragreiche Tätigkeiten und Prozesse auf ihre Existenzberechtigung hinterfragen. Oft werden Dinge getan, weil sie schon immer so getan wurden. Selbst völlig nutzlos und überflüssige Tätigkeiten werden Jahrzehnte ausgeführt, nur weil niemand sich motiviert fühlt, den Grund dafür zu hinterfragen. Oft scheitert es auch an Faulheit oder verdrossenen Mitarbeitern, weil ihre Vorschläge bei den Vorgesetzten sowieso kein Gehör finden, (übrigens eine sehr weit verbreitete und für erfolgshemmende Situation).
Ist die Tätigkeit nur eine Altlast ohne wirklichen Mehrwert, sollte die Ausführung sofort eingestellt werden. Auch wenn du selbst nicht Prozesseigentümer bist, solltest du um die Einstellung der unproduktiven Prozesse kämpfen, weil letztendlich du und auch andere davon profitieren werden.
Hat die Tätigkeit oder der Prozess seine Berechtigung, kannst du die Aufgabe entweder delegieren oder zumindest zeitlich so optimieren, dass sie die minimal mögliche Last darstellt. Delegiert wird nur, wenn die Ausführung notwendig ist.
Dasselbe gilt auch in die andere Richtung. 20% Deiner Ergebnisse bringen 80% deiner Ergebnisse. Diese Prozesse, Tätigkeiten und Strategien gilt es zu erkennen und auszubauen.
Am besten erkläre ich das anhand eines Beispiels:
Für Beispiele greife ich immer wieder gerne auf die Welt des Verkaufs zurück. Stell dir vor, Herr Müller unterzieht seiner Kundenliste einer 80/20 Analyse und erkennt dabei, dass nur 20% seiner Kunden für 80% seines Gewinns verantwortlich sind. Ist das nicht fantastisch? Das bedeutet, dass er ab sofort weiß, welche Kunden wirklich wichtig sind und welche Kunden nur viel Lärm und wenig Ertrag bringen.
Ja klar, diese Zahlen hat heute jedes noch so kleine Vertriebsbüro auf Knopfdruck!? Ja wirklich? Selbst wenn du alle Zahlen vorliegen hast, was machst du mit ihnen?
Zahlen alleine sind nicht genug. Du musst auf Grund deiner Erkenntnisse Aktionen folgen lassen. Beispielsweise würde dir eine solche Analyse ermöglichen, deine Ressourcen so auszurichten, dass du deine tatsächlichen Geldquellen optimal unterstützt und vielleicht sogar dein Business mit den „guten“ Kunden weiter ausbaust.
Es geht auch darum, Muster zu erkennen. Bringen beispielsweise Kunden aus dem Bereich XY die besten Margen? Na dann solltest du überlegen, wie du mehr Kunden aus diesem Segment ansprechen kannst.
Die ganze Analyse zielt darauf ab, deinen Ressourceneinsatz zu optimieren um entweder
a.) Den selben Erfolg mit weniger Arbeit zu haben
oder
b.) Bei gleichem Aufwand mehr Ertrag zu haben
Diese beiden Prinzipien kennt man auch als Minimal- und Maximalprinzip aus der Wirtschaftslehre.
Paretos Entdeckung stellt ein ungemein großes Potential für uns dar. Die Analyse und die Umsetzung sind nicht einfach, können jedoch reich machen. Du kannst die Währung deiner Wahl selbst bestimmen: Zeit oder Geld. Arbeitest du in einem Angestelltenverhältnis, wird zunächst sicherlich die Zeitnot im Fokus stehen, da du durch mehr Leistung wahrscheinlich nicht mehr Lohn bekommen wirst.
Pareto hat es vorgemacht, du kannst dein Leben dadurch in jedem Bereich verbessern. Arbeit, Geld, Familie, Freizeit. Die Anwendungsbereiche sind uneingeschränkt!
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